【读书笔记 2023047】秘书的3大能力和4种习惯

秘书，从字面上理解其主要职责是协助领导人处理综合情况、调查研究、联系接待、办理文书和交办事项等。秘书离领导同志最近，贯彻的是领导的想法，执行的是领导的意图，日常工作无形中就带着领导的行事风格，因此，秘书的一言一行尤其受到各方关注。

老墨平常接触的秘书同志比较多，各个级别的都有，他们这类群体主要有三个特点：

1.学历高，出身好。从教育背景上看，他们的学历都很高，基本都是名牌大学研究生，不乏全日制博士。所谓出身，并不是说家庭条件有多好，主要指的是在担任秘书工作前，他们基本都是各部门业务骨干。

2.脑子灵，好沟通。从为人处世上看，他们都是人精，很会来事，服务保障领导无微不至，深受领导同志信任；同时，日常接触中，大多数秘书同志态度都很谦和，甚至可以说是圆滑，很好打交道。

3.会办事，有分寸。从工作能力上看，他们领会领导意图快，执行领导指示坚决，平常可以和你称兄道弟，嘻嘻哈哈，但在关键问题上非常强硬，原则性极强。最主要的还是要业务精，到任何岗位都能胜任，这才是机关秘书生存之道。

秘书同志如何做到业务精，我觉得可以向项兆伦同志学习，他是温家宝同志担任总理时的最后一任大秘，他指出在机关工作要注重提高三个能力，养成四个习惯，这些经验不仅对秘书同志，对所有机关干部来说都大有裨益。

第一个能力：准确简洁、逻辑清晰的口头和书面表达能力

就是要善于用最简洁的语言，把复杂的事情讲清楚，把构成事情的各个要素以语言通俗、条理清楚、重点突出、简单明了的方式表达出来。这就需要大家具备准确简洁、逻辑清晰的口头表达能力。养成这个习惯，你开会发言、讲话也会比较简洁，不会东拉西扯，不着边际，长篇大论。

再者，好的稿子应当一目了然，不需要解释。

稿子不仅要经得起问，还要能讲。好的稿子是可以讲的，给别人念一遍，大家就听得一清二楚，这是最好的稿子。因此，一个基本的要领是，我们一定不要“写”文章，而是要想象成自己是在当面跟人说。

总之，提高表达能力需要做到：搞清楚，想清楚，讲清楚和写清楚。

第二个能力：严谨细致、干净利落的办事能力

严谨细致，干净利落，关键是养成良好的工作习惯，即谋划在前、请示在先，记录在案、办细办实，报告及时、事后总结。

1.谋划在前

做任何事情，先把“怎么做、怎么开展”想清楚、理清楚。我们很多工作要搞工作方案。各项工作都要按这个方案有条不紊地展开。

2.请示在先

这里有两个重要环节：

第一是接受任务环节。接到一个任务，要立即做个确认，是不是准确领会了任务、意图和目的。因此，做事前一定要先把意图吃透吃准。一个简单方法就是简要复述。

第二是执行任务环节。遇到重要事件或新的情况时，一定不要轻易自作主张，而要在办妥事情的同时及时请示报告。请示还要注意两点：

一是请示的时候要提出自己的建议。

二是要把握好轻重。在执行过程中只有确实重要、需要请示的事才请示，而不是有事没事、大事小事都去请示。

3.记录在案

接到每一个指示、电话，向别人转达每一个指示和意见，任务执行过程中发生的每一个变化，都要记录在案。记录既是为了备查，也是便于日后总结。

4.办细办实

就是注重细节，注重环节，工作到位。做到事事有人负责，事事有人检查。如果这个环节只有你负责，你更要想到这个环节的方方面面，办细办实。

5.报告及时

一是及时报告。及时报告不是随时报告，不是不停地报告自己正在做什么。你高效率、高质量地完成任务，是最好的报告。

二是按程序报告。基本要求是不越级，不越权。如果情况紧急，需要越级向上报告，你也要把有关情况及时告知你的直接主管上级。另外，出去开会要把会议材料带回来，没有材料也要有一个简要的口头或书面报告，不能参加了就算完了。

6.事后总结

要养成打一仗总结一次的习惯。总结可以加强经验积累，一次比一次做得更好，也可以避免同样的问题重复发生。

第三个能力：善于沟通、商量办事的协作共事能力

这是把事情做好的重要条件，也是一个人综合素质的重要体现。

一是要商量办事。不仅要善于跟同事商量办事，还要善于和其他单位商量办事，更要善于跟下级单位和下属商量办事。善于沟通，不仅能得到别人的支持配合，还能吸取别人的经验智慧。

二是要互相补台。这需要有一个良好的心态，乐见他人成功，乐见他人把事情做好，分工以内做到位，分工以外不插手，别人的事情多补台。帮别人补台，当无名英雄，时间长了，终究会让人看到你的为人，最终结果是大家都愿意为你补台。

另外，还要养成守纪律、守规矩，钻研业务、勤奋学习的习惯。

一、守纪律、守规矩

任何单位都有个保密纪律，就是不该说的不说，不该看的不看，不该问的不问。要按规矩办事，不掺杂私人因素，有透明度。

二、钻研业务、勤奋学习

从事一项工作，就要当这项工作的业务能手；在一个岗位，就要建成放心岗位；管一个部门，就要建成放心部门。

从钻研业务来说，除了理论政策文件学习，还有几条非常重要，

一是要把业务书籍当案头书，经常看，带着问题看。

二是要研究性地做工作。接到一项任务，要把任务当作问题来研究，在研究和解决问题过程中了解熟悉情况，掌握和改进工作方法。

三是要眼中有活。要注意发现问题，主动找问题，看到问题不放过。如果同样的问题一再出现，就一定是有一个规律性的问题没有解决好。找到这个关键点，再去下工夫，就可能解决一个长期存在的问题。

四是多读书。一年要读几本理论专著，只要坚持下来，理论水平和思维能力就会不断提高。